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当像您这样的小型企业开始使用 CRM 软件来改善客户服务时，它可能会改变游戏规则。
CRM 软件允许您在每个接触点与每个客户进行个人联系。它会立即弹出有关呼叫者的信息，使您能够查看团队之前的回复以及他们对此采取的措施。
此外，您可以在CRM 中存储客户服务回复电子邮件模板，以节省代理的时间。
您是否知道62% 的客户电子邮件请求根本没有得到答复？不仅如此，在回答的问题中，有 27% 的人回答错误。
但那不应该是你。
在此博客中，我们将分享10 个客户服务电子邮件模板，您可以使用它们更快、更正确地回复支持请求。
目录
如何撰写客户服务电子邮件样本？
在开始输入客户服务电子邮件样本之前，请遵循以下三个最佳实践。
收集您需要的所有信息
解决客户的疑问或投诉的第一步是了解他们想要说什么。
在仔细阅读客户的询问之前，不要急于回复。 他们听起来是沮丧还是担忧？他们是否面临任何问题或者这只是一个正常的查询？
有时，您需要阅读字里行间才能了解它们的来源。
同情他们的处境
优秀的服务代理会先退后一步站在 印度尼西亚 WhatsApp 号码列表 客户的角度思考，然后再做出反应。处理沮丧或愤怒的客户可能很困难。 它们可能并不总是正确的，但无论您如何处理这种情况，您的客户都会记住。 如果客户对您的服务不满意，他们会向朋友、家人甚至社交媒体平台投诉。
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完全消除猜测
如果您不明白他们的问题，请让他们重复一遍，或提出更多问题以理解他们。
这总是比猜测和全错更安全的选择。
另请阅读：7 个始终有效的专业付款提醒模板
如何开始发送客户服务电子邮件？
当您每天必须写几封电子邮件时，很难保持每封电子邮件回复的质量。
然而，支持代表可能会失去这一与客户互动以使客户满意的机会。
以下是有关如何撰写客户服务电子邮件的一些规则。
撰写客户服务电子邮件的规则
图片：EngageBay
#1. 人道一点
这可能看起来很明显，但在回复电子邮件时，我们听起来比想象的更机械。
一项调查显示，40% 的参与者希望他们的客户服务电子邮件听起来更人性化。
在撰写电子邮件时，您不必通过陈述不必要的细节来使事情变得复杂。例如，作为公司的员工，您可能会想吹嘘所获得的奖项。或者，您可以超链接到博客文章或新的提及。
我们经常使用行话并将其转换成正式的电子邮件。然而，你面临的挑战是首先要同情他们，然后尝试通过听起来个性化和友好的方式解决他们的问题。
专业提示：通过道歉并告诉他们您感受到他们的痛苦来开始发送客户服务电子邮件。
#2. 先解决问题，再提供资源
起草电子邮件时要避免的另一件事是立即将他们引导至您的帮助部分。
如果他们有兴趣阅读您的指南或观看讲解视频，他们一开始就不会向您发送电子邮件。
他们正在寻找直接的答复，而不是包含答案的页面。
避免使用“访问我们的页面以了解如何使用我们的自动化功能”之类的短语。
相反，尝试详细回答他们的问题，然后在同一封电子邮件中附加任何相关资源。
＃3。保持清晰，避免模糊短语
激发客户的信心非常重要。
如果您使用“我会尽快回复您”之类的短语，您会让客户感到焦虑。
此外，这会让他们怀疑你的可信度，并开始质疑你是否能解决他们的问题。
在撰写客户服务电子邮件时，请告诉他们您返回的确切时间。可能是在接下来的 30 分钟或 48 小时内。但不要让它们悬在中间。
此外，让他们知道如果他们有任何更多的困惑，如何再次联系您。
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