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这个人很忙但没有花时间整理他们的收件箱或学习任何电子邮件提示和技巧。 一个有组织的电子邮件管理流程是 最好的朋友 基于 的原始方法，植根于把事情做好的时间管理方法。 我们经常被电子邮件淹没 来自客户、员工、经理、顾问、投资者、合作伙伴、爸爸、妈妈、弗雷德叔叔、媒体、建议专栏 这样的例子不胜枚举。 在开始一个新项目或照顾孩子或为老板实现第三季度目标的过程中浏览收件箱这个战场可能很麻烦。 每次我们收到一封新邮件时，我们应该问自己这些问题，以确定我们应该如何处理它： 这封电子邮件对我意味着什么，我为什么要关心？ 这封电子邮件需要我采取什么行动（如果有）？ 处理这封电子邮件及其包含的操作的最佳方式是什么？ 您需要的四个文件夹 根据我们对上述问题的回答，我们应该在我们的收件箱中创建四个文件夹来改进我们的电子邮件组织需要采取的行动对于要求我们完成任务或跟进的电子邮件。
等待回复对于我们希望得到重要回复的电子邮件。 委托：对于我们已委托给其他人的电子邮件。 已存档：对于我们希望从收件箱中取出但又不想完全删除的电子邮件所有的电子邮件 特殊数据库 都应该归档到这四个文件夹中，让我们的收件箱保持整洁。现在，让我们来看看我们应该分配给每封电子邮件的五个操作，以便将它们移动到这些文件夹中。 删除：这封邮件与我相关吗？ 这是最难采取的行动。我们喜欢保留电子邮件我们阅读并重新阅读并重新阅读并重新阅读它们直到我们最终同意我们在阅读电子邮件时直觉首先告诉我们的内容删除它。
这种迂回的方法让电子邮件毫无意义地漂浮在我们的收件箱中随后在我们的脑海中它消耗了宝贵的心理空间代表：我是处理这件事的最佳人选吗有时最好的做法是转发一封电子邮件，以便在别处处理。我们可以自己抄送并将电子邮件放在 委托 文件夹中，以确保我们稍后检查它。 回复：我可以在两分钟或更短时间内回复吗？ 这很简单：如果我们可以在两分钟或更短时间内回复，我们应该回复然后删除或存档电子邮件延迟这需要超过两分钟吗如果一封电子邮件需要超过两分钟的时间来回复或者如果它需要额外的研究或第三方我们应该推迟它。
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